samedi 29 janvier 2011

WORD Trucs et Astuces 02

  1. Restez concentré sur votre travail      Word 2010   source : 01net 
  2. Publipostage :a) Interdire l’affichage des champs sans aucune donnée   Word 2000 et   b) insérer des paragraphes conditionnels
  3. Ré-associer les documents *.doc à Word 
  4. Convertir plusieurs espaces en tabulations Word 97 et 2000 et suivants
  5. Incliner des textes
  6. Imprimer dans le détail les caractéristiques d’un fichier 
  7. Utiliser des images en tant que puces
  8. Adapter la largeur des cellules d’un tableau au texte saisi (depuis Word97)



 1. Restez concentré sur votre travail              Word 2010   source : 01net

Lorsque l'on s'attaque à un texte complexe qui demande de la concentration, il vaut mieux se « couper » du monde extérieur. Word peut vous aider à rester concentré sur votre texte en limitant au strict minimum son interface graphique, qui occupera alors la totalité de l'écran. Voici comment procéder.
Niveau : débutant Temps: 5 minutes
 
  • Ouvrez votre document Word. 
  • Cliquez sur l'onglet Affichage puis sur le bouton Plein écran situé à gauche du ruban. Word occupe à présent la totalité de l'écran. 
  • Cliquez maintenant sur le menu Options d'affichage en haut à droite. 
  • Dans le menu qui se déroule, choisissez le type d'affichage que vous souhaitez (une page ou deux) puis cliquez sur Autoriser la frappe. Vous pouvez maintenant éditer votre texte en toute quiétude.
 
Dans ce type d'interface, vous ne disposez pas de tous les outils d'aide à la mise en page. Vous pourrez simplement entrer du texte. Lorsque vous souhaiterez revenir à un mode d'affichage normal, cliquez en haut à droite sur Fermer. Cette action ne fermera pas le document en cours mais modifiera simplement l'apparence de l'interface.





2. Publipostage :
a) Interdire l’affichage des champs sans aucune donnée   Word 2000


Comment: en utilisant des filtres.
Quand vous créez des pu­blipostages avec la fonc­tion Publipostage dans Word, de Microsoft, il ar­rive souvent que certains champs soient incom­plets, voire vides. 
Pour éviter d'imprimer inuti­lement ces éléments, pro­cédez comme suit. 
  • Tout d'abord, créez un nou­veau document et dérou­lez le menu Outils/Publi­postage. 
  • Cliquez sur le bouton [créer] puis optez pour Lettres types. 
  • Cli­quez sur le bouton [obte­nir les données] et choi­sissez Ouvrir la source de données. 
  • Sélectionnez le type de fichier de don­nées auxquelles vous voulez accéder (par exem­ple un fichier texte déli­mité par des espaces ou des points‑virgules). 
  • Puis, ouvrez le fichier. 
  • Cliquez ensuite sur le bouton [modifier le document principal]. Cette étape vous permet de placer à votre convenance les dif­férents champs de fusion. 
  • Pour en insérer un dans votre document, cliquez sur [insérer un champ de fusion] puis choisissez le champ à placer. 
  • Ajoutez ceux dont vous avez besoin pour votre publipos­tage, soit Nom, Adresse, Code Postal et Ville. 
  • Une fois cela terminé, cliquez sur le bouton [fusion­ner .. ]. 
  • Vérifiez que la fu­sion va se faire vers un nouveau document et que l'option [ignorer les lignes vides] est sélec­tionnée. 
  • Cliquez enfin sur [options de requêtes]. Il s'agit de filtrer les enre­gistrements qui ne disposent pas de nom, d'adres­se, de code postal ou de ville. 
  • Pour cela, activez l'onglet Filtrer les enre­gistrements, cliquez sur la liste Champ et choisis­sez Nom. 
  • Dans la liste Eléments de comparai­son, activez l'option N'est pas vide. 
  • Ensuite, procédez de même pour les champs Adresse, Code Postal et Ville. 
  • Vé­rifiez que ces conditions soient bien liées par un Et et non par un Ou. 
  • Termi­nez cette étape en cli­quant sur [ok]. 
  • Lancez enfin le publipostage en cliquant sur le bouton [fu­sionner].

Si le résultat des filtres ne vous satisfaisait pas, fermez le document créé sans le sauvegarder et modifiez vos filtres en cliquant de nouveau sur le bouton [fusionner].

b)   insérer des paragraphes conditionnels

J'effectue un publi­postage avec Word 97. Les noms des destina­taires sont enregistrés dans une base de don­nées. Comment puis‑je, dans une lettre type, insérer des paragra­phes destinés à des personnes répondant à une condition précise ?

Vous devez avoir suivi, au préalable, les étapes classiques de la fusion (le nom que Word donne au publipostage), en sélec­tionnant d'une part une lettre type et d'autre part la source de données. 
  • Pour ajouter un paragra­phe conditionnel à votre texte, cliquez sur le bou­ton [insérer un mot clé] et choisissez l'option Si ... alors ... sinon. 
  • Dans la liste Nom du champ, indiquez le champ de la base de données qui ser­vira de critère, par exemple VILLE. 
  • Dans la liste Elément de compa­raison, choisissez un opé­rateur logique, par exem­ple « est égal à ». 
  • Enfin, saisissez la valeur voulue dans le champ A compa­rer avec (par exemple Saint‑Cloud). Il ne vous reste qu'à taper, dans les deux champs placés en dessous, le texte à insé­rer pour chaque destina­taire selon que la condi­tion spécifiée est remplie ou non.




3.  Réassocier les documents *.doc à Word

il peut arriver qu'une application se substitue à Word pour ouvrir automati­quement les docu­ments au format DOC.
  • Pour corriger cela, déroulez Démarrer/ Exécuter et cliquez sur [parcourir]. 
  • Ouvrez le dossier C:\Program Filefflicrosoft Offi­ce\Office. 
  • Cliquez sur le fichier Winword.exe puis activez [ouvrir]. 
  • Au bout de la ligne de commande, ajou­tez une espace puis les caractères /r. 
  • Validez en appuyant sur <Entrée>. 
  • Doréna­vant, les fichiers se­ront de nouveau asso­ciés à Word. Notez que cette manipula­tion ne fonctionne pas avec Word 2000.


4.     Word 97 et 2000   Convertir plusieurs espaces en tabulations

Comment: en utili­sant la méthode du Chercher‑remplacer.

Lorsque vous récupérez, avec Word, de Microsoft, un tableau issu d'un fi­chier au format Texte seul, les champs de ce tableau sont séparés par des espaces. Celles‑ci sont plus ou moins nom­breuses selon la longueur des mots, afin de conser­ver une régularité dans l'alignement. 
Si vous dé­sirez reformater le texte afin de placer des tabula­tions, procédez comme suit. 
  • Tout d'abord, dérou­lez Edition/Remplacer. 
  • Dans le champ Recher­cher, tapez une espace suivie des caractères 12; ~. 
  • Cette instruction signifie qu'il faut rechercher les chaînes constituées de deux espaces ou plus. 
  • De même, l'instruction ~ 3; 1 impliquerait une recher­che des séries de trois es­paces ou plus. 
  • Cliquez sur le bouton [plus] et co­chez l'option [utiliser les caractères génériques]. 
  • Dans le champ Rempla­cer, insérez une tabulation en cliquant sur le bouton [spécial] puis surTabula­tion. S'affichent alors les caractères 1t. 
  • Cliquez ensuite sur [remplacer tout].

  • Ainsi, les séries d'espa­ces sont remplacées par une tabulation unique. 
  • Notez que l'harmonie du tableau originel est dé­truite. 
  • Toutefois, il suffit de sélectionner le texte et de dérouler le menu Ta­bleau/Convertir le texte en tableau pour obtenir une présentation nette­ment plus esthétique. 
  •  
5.     Incliner des textes

J’ai entendu dire que l’on pouvait, avec Word, modifier l’orientation d’un texte. Or, la commande correspondante est systématiquement grisée, donc inaccessible, dans les menus de Word. Comment dois‑je procéder?

Vous pouvez, depuis Word 2000, de Microsoft, orienter des blocs de texte uniquement s’ils sont placés dans un tableau. 

6.  Imprimer dans le détail les caractéristiques d’un fichier (W2000 et suivants)
Comment?       en exploitant une option du menu Imprimer.
Vous avez la possibilité d'imprimer les propriétés de votre document au for­mat Word, de Microsoft. 
Ces informations sont le nom du fichier, son dos­sier d'origine, le modèle de document qu'il ex­ploite, son titre et, éven­tuellement, le sujet traité, le nom de l'auteur ainsi que la date de création et de modification. 
Des renseignements plus dé­taillés tels que le temps total d'édition, la date de la dernière impression, le nombre de pages, de mots et de caractères sont éga­lement disponibles. 
  • Pour imprimer ce document, qui peut servir éventuel­lement de page de garde, ouvrez le menu Fichier puis cliquez sur Impri­mer... 
  • Déroulez ensuite la liste Imprimer et choi­sissez Propriétés du do­cument. Enfin, cliquez sur le bouton [ok]. 
7.  Utiliser des images en tant que puces (à partir de Word 2000)
Comment:    en modi­flant les propriétés des puces.
Rien n'est plus courant que d'insérer des puces dans des documents. Ce­pendant, il est également possible d'exploiter des fichiers graphiques à la place des puces au format texte. 
  • Pour cela, com­mencez par saisir le tex­te à mettre en forme avec les puces. 
  • Puis, séparez chaque élément en ap­puyant sur la touche <En­trée>. 
  • Sélectionnez en­suite votre texte. 
  • Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le texte surli­gné. 
  • Choisissez la fonction Puces et numéros. 
  • Dans l'onglet intitulé Avec puces, cliquez sur le bouton [image ... ]. 
  • La fe­nêtre de Clipart Gallery, de Microsoft, apparaît alors et affiche unique­ment les images étant classées dans la catégo­rie Puces. 
  • Pour en insérer une, cliquez une fois sur l'image en question, puis activer le bouton [insérer le clip] placé en haut de la fenêtre. 
  • Automatique­ment, l'image graphi­que vient se positionner en début de phrase. 
  • Si vous désirez insérer une puce que vous avez vous­même conçue, cliquez simplement sur le bouton [importer les clips] et parcourez votre arbores‑ t cence de dossiers afin de sélectionner le fichier graphique en question. 1 
  • Vos images doivent être dans un format lisible par Word (GIF, JPG, TIF,BMP, etc.). 
  • Une fois le fichier identifié et sélec­ionné, cliquez si le­ment sur le bouton [inse­rer] pour le copier dans a base Clipart Gallery.
  • Ainsi, vous n'avez plus qu'à ajouter l'image dans votre document.

8. Adapter la largeur des cellules d’un tableau au texte saisi (depuis Word97)
> Comment: en se ser­vant des ajustements automatiques.
C'est un exercice souvent fastidieux que de creer des tableaux avec Word, de Microsoft.
En effet, modifier, à l'aide de la souris, les dimensions des cellules d'un tableau n'est pas chose aisée.
Cepen­dant, les versions 97 et 2000 de Word sont do­tées de nouvelles fonc­tions qui permettent de gérer efficacement la taille des colonnes et des lignes.
  • Créez en premier lieu le squelette du tableau. Pour y parvenir, déroulez Tableau/Insérer/Tableau. Spécifiez le nombre de colonnes et de lignes. 
  • Puis, pour ajuster auto­matiquement les cellules du tableau en fonction du contenu, activez l'option [ajuster au contenu]. 
  • Cli­quez sur [ok] et commen­cez la saisie des valeurs du tableau. 
  • Si vous sou­haitez ajuster un tableau en fonction du contenu a posteriori, activez Ta­bleau/Ajustement automatique/Ajuster au conte­nu.
  • De même, vous avez la possibilité d'uniformi­ser la hauteur des cellules dans votre tableau. Pour cela, cliquez sur le menu Tableau/Ajustement au­tornatique/Uniformiser la hauteur des lignes.

 


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