samedi 29 janvier 2011

WORD Trucs et Astuces 01


  1. Retrouvez un fichier donc vous avez oublié le nom   
  2. Concevoir des modèles de lettres
  3.  
  4.  






1. retrouvez un fichier donc vous avez oublié le nom 

Vous cherchez à ouvrir un document dont vous avez oublié le nom ? Au lieu de parcourir un par un tous vos fichiers, essayez cette astuce.


  • Lancez Word et déroulez le menu Fichier, Ouvrir
  • Cliquez sur le bouton Organiser, et, dans le menu qui s'affiche, choisissez Disposition, Volet des détails. Désormais, une zone s'ouvre en bas de la boîte de dialogue.
  • Quand vous sélectionnez un fichier, vous voyez apparaître le nom de son auteur, le nombre de pages, sa date de création et surtout les premières lignes de son contenu dans ce volet. 
  • En parcourant les fichiers de votre dossier, vous n'aurez ainsi aucun mal à retrouver celui que vous cherchez. 




2.  Concevoir des modèles de lettres
> Le problème Editer de nom­breuses lettres (rappel d'impayés, demande d'informations,etc.) sans être obligé de les res­saisir avant chaque envoi.
> La solution Disposer de modèles pour concevoir rapi­dement des documents prêts à l'emploi qu'il suffira d'adapter.

Certaines lettres comportent des éléments qui peuvent être définis d'avance. Par exemple, lorsque vous envoyez des courriers a une adminis­tration, son nom et son adresse ne changent pas. Il n'est donc pas nécessaire de les ressaisir, d'autant plus que tous les traite­ments de texte récents (Word Pro de Lotus, Word de Microsoft et Wordper­fect de Corel) proposent des modèles de docu­ments.
Il suffit ensuite de personnaliser la lettre éta­blie d'après le modèle.

Adapter les modèles à vos nécessités : En premier lieu, il convient de déterminer précisément le type de correspondance néces­saire. Ainsi, en fonction des besoins, les modèles s'appuieront sur une mise en page plus ou moins stricte. Par exemple, si la lettre doit s'imprimer sur du papier à en‑tête prêt à l'emploi, des zones blan­ches devront être prévues pour éviter tout recou­vrement de texte.
Prenons le cas de la créa­tion d'une lettre ordinaire. Si elle tient sur une seule page, vous devrez prévoir trois parties distinctes : l'en‑tête avec le logo de l'entreprise, le corps du texte, et le pied de page regroupant des informa­tions comme l'adresse. Si votre lettre prend plusieurs pages, seule la première comportera le logo.

Un modèle se construit depuis un document vierge, comme n'importe quel autre document. La seule différence réside dans son enregistrement sur le disque dur : le fi­chier est sauvegardé com­me modèle avec l'exten­sion dot, et stocké à l'intérieur d'un répertoire particulier (C:\Msoffice\ Modèles pour Word 7 ou C:\Lotus\Smasters\Word­pro pour Wordpro). Vous pouvez également utili­ser des Assistants de créa­tion de lettre, tel Lettres, afin de concevoir vos propres modèles.

Pour insérer le logo de l'entreprise et ses coor­données, vous devez sélectionner tout d'abord la commande Afficha­ge/En‑tête et pied de page. Une barre d'outils spéci­fique vous permettra alors de basculer entre l'en‑tête et le pied de page.
Certains éléments du modèle peuvent être gérés directement par le traite­ment de texte. Générale­ment, il s'agit de la date du jour, du numéro de la page, etc. Vous obtiendrez la liste de tous les champs au moyen de la commande Insertion/Champ. Enfin, n'oubliez pas d'enregis­trer le document comme modèle, avec l'extension .dot, dans le répertoire comportant les modèles. Ainsi, la prochaine fois, la commande Nouveau vous le proposera.

À retenir > Définissez de ma­nière définitive les zones où la saisie sera inutile: en‑têtes, pieds de page, phrases de politesse, etc. Ainsi, la rédac­tion sera plus rapide. > Word dispose de champs renseignés automatiquement. Exploitez‑les afin de limiter les modifica­tions à apporter aux documents issus du modèle.

À éviter > N'insérez pas des images ancrées et des tableaux trop complexes. Sinon, la mise en page risque d'être difficile. > N'oubliez pas, pour une lettre compor­tant peu d'éléments, d'ajouter des champs de formulaire au mo­dèle de base.

La structure d"un document en 3 étapes
  • Ouvrez un document type Cliquez sur Fichier/Nouveau. 
  • Optez pour l'onglet Général et l'icône Nouveau document, en ayant pris soin de préciser qu'il s'agit d'un modèle en cochant [modèle]. 
  • Vous pouvez aussi utiliser l'Assistant présent dans l'onglet Lettres et télécopies.

  • >Définissez la structure du courrier 
  • Rédigez le contenu du modèle comme vous le feriez pour une lettre normale. 
  • Ecrivez le texte, réalisez la mise en forme. 
  • Les en­têtes et les pieds de page sont régis comme des zones à part, au moyen des commandes Affichage/En‑tête et pied de page et Fichier/Mise en page.

  • Enregistrez ensuite le modèle Dans un des dossiers du répertoire C:\Msoffice\ModèleS. 
  • Lors de l'affichage de la fenêtre de dialogue Nouveau, il apparaîtra sous forme de fichier dans la zone définie par un onglet, ce dernier portant le nom du dossier contenant le modèle.

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